Foto: Ruth Rockel-Boeddrig

Schriftgutlehrgänge 2018/2019

Ein bis zweimal im Jahr bietet das Archiv der Ev. Kirche im Rheinland zentrale Lehrgänge zum Thema „Schriftgutverwaltung und Aktenführung “ an. Der thematische Schwerpunkt liegt dabei auf der Handhabung des Einheitsaktenplans für die Evangelische Kirche im Rheinland.

Der Lehrgang richtet sich vorrangig an alle, die in kirchlichen Verwaltungen mitarbeiten.

Zusätzlich zu unserem zentralen Angebot ist es möglich, dass Mitarbeitende des Archivs der Ev. Kirche im Rheinland Lehrgänge auf Kirchenkreisebene durchführen. Die Organisation wird in diesem Fall vom Kirchenkreis übernommen. Die Mindestteilnehmerzahl liegt in der Regel bei zehn.

Im Jahr 2018 fanden zwei Lehrgänge mit insgesamt 55 Teilnehmenden statt. Bei dem Termin am 25. September 2018 waren wir dabei erstmalig im Haus der Kirche in der Düsseldorfer Altstadt zu Gast.

Die Gruppen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer setzten sich zusammen aus Mitarbeitenden von gemeinde- und kreiskirchlichen Verwaltungsämtern sowie ehrenamtlichen Archivpflegern aus dem gesamten Gebiet der Rheinischen Kirche.

Nach einer theoretischen Einführung über die Anwendung der Schriftordnung (SGO, http://archiv-ekir.de/images/PDF/Rechtstexte/Schriftgutordnung_2004.pdf) und den Gebrauch des Einheitsaktenplans arbeiteten sie sich motiviert und konzentriert durch den Katalog der Übungsbeispiele und diskutierten anschließend konstruktiv ihre Lösungswege.

Sinn der  Übungen war es, ein tieferes Verständnis für den Aufbau des Aktenplans zu vermitteln, ein Gefühl für den Umgang  damit zu entwickeln und Hemmschwellen abzubauen. Darüber hinaus wurden Strategien aufgezeigt, um die Aussonderung von nicht aufbewahrungswürdigem Material effizient zu organisieren und die Ablage von digitalen Dokumenten mit der analogen Aktenführung in Einklang zu bringen.

Bereits im Laufe des Tages zeigte sich, dass der Umgang der Teilnehmenden mit dem Aktenplan zunehmend sicherer wurde und einige Erfolgserlebnisse hervorbrachte.  

Auch im kommenden Jahr wird der Lehrgang wieder angeboten.  Der voraussichtliche Termin ist der Dienstag, 7. Mai 2019. Die Einladung mit allen notwendigen Informationen wird rechtzeitig an alle Gemeinde- und Verwaltungsämter verschickt und im Kirchlichen Amtsblatt ausgeschrieben.

Im Kirchenkreis An Sieg und Rhein wird  außerdem am Mittwoch, den  20. Februar 2019 ein Lehrgang für Verwaltungsmitarbeitende aus der Region veranstaltet. Bei Interesse wenden Sie sich bitte direkt an die dortige Ansprechpartnerin, Frau Petra Jacob (petra [PUNKT] jacob [AT] ekir [PUNKT] de).